Invoice Online: Definisi, Manfaat, dan Rekomendasi Aplikasi

Masih membuat dan mengirim invoice secara manual setiap kali ada transaksi? Atau pernah mengalami kesalahan dalam mencatat detail tagihan? Jika iya, ini bisa menghambat cash flow dan mengganggu kelancaran operasional bisnis, lho!

Sekarang, ada invoice online yang membuat proses penagihan lebih praktis. Selain lebih cepat dan rapi, metode ini juga memudahkan pemantauan pembayaran, mengurangi kesalahan pencatatan, serta memberikan kesan profesional kepada buyer.

Jadi, apa sebenarnya invoice online itu? Apa saja manfaatnya? Informasi apa yang harus dicantumkan dalam invoice digital? Dan, aplikasi invoice mana yang bisa kamu gunakan? Yuk, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Definisi Invoice Online

Invoice online adalah versi digital dari faktur atau tagihan yang memungkinkan bisnis mengelola pembayaran dengan lebih mudah dan efisien. 

Jika biasanya invoice berbentuk kertas atau file manual yang harus dicetak dan dikirim secara fisik, invoice online dapat dibuat dan dikirim langsung melalui platform digital dalam hitungan menit.

Fungsi invoice online tetap sama dengan invoice konvensional, berisi identitas penjual dan pembeli, rincian produk atau jasa yang ditagihkan, total pembayaran, serta tenggat waktu pelunasan. Namun, perbedaannya terletak pada efisiensi dan kemudahannya.

Misalnya, jika kamu memiliki buyer di luar kota dan butuh mengirim invoice dengan cepat, metode manual akan memakan waktu karena harus mencetak, mengemas, dan mengirimkannya via ekspedisi. 

Sebaliknya, dengan invoice online, kamu bisa langsung mengirimnya melalui email, WhatsApp, atau SMS, sehingga buyer bisa menerimanya dalam hitungan detik dan segera melakukan pembayaran.

Baca Juga: JULO Becomes First Fintech in Indonesia to Guarantee Instant 10-Minutes Disbursement

Informasi yang Harus Ada dalam Invoice Online

Meskipun berbentuk digital, invoice ini tetap harus memuat informasi penting agar transaksi lebih jelas dan transparan. Berikut adalah informasi yang harus ada dalam invoice online:

• Identitas Bisnis - Nama perusahaan, alamat, kontak, dan situs web untuk memudahkan komunikasi dengan buyer.
• Nomor Invoice - Kode unik untuk membedakan setiap invoice dan mencegah duplikasi.
• Tanggal & Jatuh Tempo - Menunjukkan kapan invoice dibuat dan batas waktu pembayaran agar buyer tidak terlambat membayar.
• Identitas Buyer - Nama, alamat, dan kontak pelanggan untuk memastikan invoice dikirim ke pihak yang tepat.
• Rincian Produk/Jasa - Penjelasan tentang barang atau jasa yang ditagihkan, lengkap dengan jumlah, harga per unit, dan total biaya.
• Total Tagihan - Jumlah akhir yang harus dibayarkan, termasuk pajak, diskon, atau biaya tambahan.
• Metode Pembayaran - Informasi rekening bank, e-wallet, atau opsi pembayaran lain yang memudahkan buyer.
• Syarat & Ketentuan - Ketentuan mengenai jatuh tempo, denda keterlambatan, dan kebijakan pengembalian dana.
• Informasi Pajak - Nomor pajak dan jumlah pajak yang dikenakan untuk transparansi penagihan.
• Logo & Branding - Menambahkan logo bisnis agar invoice terlihat lebih profesional dan mudah dikenali.

Baca Juga: Modal Rp700 Ribu Bisa Usaha Apa? Ini Dia Jenis Usaha yang Bisa Kamu Coba

Manfaat Invoice Online untuk Bisnis

Berikut beberapa manfaat utama yang bisa kamu dapatkan:

1. Transaksi lebih praktis dengan payment link

Invoice online memungkinkan kamu menerima pembayaran dengan lebih mudah melalui payment link. Kamu bisa membagikan tautan pembayaran via email, SMS, atau WhatsApp, sehingga buyer cukup mengklik dan menyelesaikan pembayaran tanpa ribet.

2. Proses lebih cepat & hemat waktu

Invoice online memungkinkan kamu untuk memantau status pembayaran secara real-time. Invoice juga bisa dikirim otomatis, mengurangi pekerjaan manual, dan memastikan tidak ada invoice yang terlewat.

3. Pengiriman otomatis, pembayaran lebih lancar

Jika bisnismu memiliki buyer tetap atau layanan berlangganan, fitur recurring invoice akan sangat membantu. Dengan fitur ini, invoice dapat dikirim otomatis sesuai jadwal yang ditentukan tanpa perlu dibuat ulang setiap saat.

4. Bisa digunakan dari mana saja

Dengan sistem berbasis cloud, invoice online bisa dibuat dan dikirim kapan saja, di mana saja, sehingga membantu bagi kamu yang sering bertransaksi dengan pelanggan dari berbagai lokasi.

5. Pelacakan & penyimpanan data lebih aman

Invoice online lebih mudah dicari, dilacak, dan disimpan dengan rapi. Tidak perlu lagi khawatir kehilangan dokumen atau kesulitan mencari invoice lama ketika dibutuhkan, terutama saat audit keuangan.

Baca Juga: 5 Ukuran Kertas yang Wajib Kamu Tahu! Jangan Sampai Salah Pilih!

Rekomendasi Aplikasi Invoice Online

Aplikasi Invoice Online Paper.id (Sumber: Paper.id)

Mengelola invoice secara manual memang bisa merepotkan. Risiko data berantakan, invoice terlambat dikirim, atau pembayaran yang sulit dilacak dapat mengganggu keuangan bisnis.

Jika kamu mengalami kendala tersebut, Paper.id bisa menjadi solusi terbaik! Paper.id adalah aplikasi invoice online yang bisa digunakan secara gratis dan menawarkan berbagai fitur canggih untuk mempermudah penagihan bisnis.

Keunggulan Paper.id:

• Membuat & Mengirim Invoice Lebih Mudah - Bisa dikirim langsung via Email, WhatsApp, atau SMS.
• Invoice Reminder - Notifikasi otomatis untuk mengingatkan buyer agar membayar tepat waktu.
• Terintegrasi dengan e-Meterai - Paper.id sudah bekerja sama dengan PERURI, sehingga kamu bisa menambahkan meterai elektronik tanpa harus mencarinya secara manual.
• Terhubung dengan Digital Payment  - Terima pembayaran dari buyer dengan 30+ metode, termasuk kartu kredit dan cicilan
• Rekonsiliasi Otomatis - Pembayaran yang masuk akan langsung tercatat dan dicocokkan dengan invoice terkait, sehingga proses administrasi lebih efisien.
• Fitur Tambahan Lengkap - Selain invoice, Paper.id juga bisa digunakan untuk membuat Quote, Purchase Order, Kwitansi, Recurring Invoice, hingga Surat Jalan.

Dengan fitur lengkap ini, Paper.id adalah solusi one for all untuk pengelolaan invoice bisnis yang lebih efisien!

Tertarik mencobanya? Daftarkan bisnismu sekarang dan rasakan kemudahannya!

Daftar Paper.id Sekarang

*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan JULO